Секретарь-референт: современные навыки управления офисом и сопровождения руководителя

Программа формирует компетенции для эффективного управления документооборотом, деловыми мероприятиями и временем руководителя с учетом современных стандартов.

102 часа 1 месяц удостоверение о повышении квалификации

Обязательное внесение сведений о выпускниках и выданных документах в ФИС ФРДО

6 800 ₽3 400 ₽

Рассрочка платежа — 0%

Подать заявку Получить консультацию

Актуальность программы

Программа отвечает новым требованиям к секретарям-референтам, включая работу с СЭД, деловой этикет и тайм-менеджмент.

Цели программы

Сформировать компетенции для управления административными процессами, документооборотом и сопровождения руководителя.

Задачи программы

Изучить ГОСТ, освоить СЭД, организовать мероприятия, применять этикет и тайм-менеджмент.

Целевая аудитория

Секретари, референты, помощники руководителя, офис-менеджеры и администраторы.

Перспективы трудоустройства и роста

Повышение квалификации для административной поддержки, управления документооборотом и мероприятиями.

Кто может поступить

Лица со средним профессиональным или высшим образованием. Индивидуальная траектория согласовывается с куратором.

Содержание программы

Ниже приведена структура модулей на 102 академических часа, адаптированная под современные навыки секретаря-референта.

1. Профессиональный стандарт и организация рабочего места — 10 ч

1.1. Современный профессиональный стандарт: ключевые компетенции и должностные обязанности секретаря-референта.
1.2. Юридическая ответственность: защита коммерческой тайны и персональных данных.
1.3. Организация рабочего места: принципы эргономики и использования оргтехники.
1.4. Организация документопотока: входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция.
1.5. Практикум: разработка чек-листа "Контроль конфиденциальности информации".

2. Деловая и кросс-культурная коммуникация — 10 ч

2.1. Устная деловая речь: культура, интонация, работа с голосовой почтой и автоответчиком.
2.2. Деловая переписка (RU/EN): структура, тональность, правила Netiquette.
2.3. Телефонные переговоры: скрипты, техника переадресации, обработка звонков-спама.
2.4. Работа с конфликтными ситуациями: техники активного слушания и снятия напряжения.
2.5. Практикум: анализ и корректировка шаблонов "трудных" электронных писем с негативным ответом.

3. Цифровой документооборот и СЭД — 11 ч

3.1. Электронный документооборот (ЭДО): нормативная база и переход на безбумажный офис.
3.2. Системы электронного документооборота (СЭД): базовый функционал, модули регистрации и контроля.
3.3. Электронная подпись (ЭП): виды, юридическая значимость, порядок применения в документообороте.
3.4. Особенности работы с электронной почтой как с юридически значимым документом.
3.5. Практикум: моделирование регистрации входящего документа и постановка его на контроль исполнения в СЭД.

4. Работа с информацией и корпоративные базы данных — 10 ч

4.1. Сбор и структурирование информации: работа с открытыми источниками, агрегаторами новостей.
4.2. Подготовка аналитических и справочных материалов: дайджесты, обзоры, доклады.
4.3. Базы данных и CRM-системы: ведение карточек контрагентов и контактов руководителя.
4.4. Технологии поиска: продвинутые методы поиска в сети, верификация данных.
4.5. Практикум: разработка структуры и наполнение базы данных "Ключевые партнеры".

5. Организационно-распорядительные документы (ОРД) по ГОСТ — 10 ч

5.1. Требования ГОСТ Р 7.0.97–2016: обязательные реквизиты, оформление бланков.
5.2. Оформление приказов по основной деятельности: структура, обоснование, контроль исполнения.
5.3. Составление протоколов совещаний и заседаний: виды протоколов, выписки, оформление приложений.
5.4. Информационно-справочные документы: служебные и докладные записки, акты, справки.
5.5. Практикум: оформление итогового протокола совещания (стенограмма) и подготовка выписки для исполнителей.

6. Организация и сопровождение деловых мероприятий — 10 ч

6.1. Планирование и бюджетирование мероприятий: от совещания до корпоративного форума.
6.2. Организация переговоров и встреч: выбор места, рассадка, техническое обеспечение, протокол.
6.3. Сопровождение презентаций: техническая поддержка, работа с оборудованием, тайминг.
6.4. Прием делегаций и гостей: правила встречи, логистика, культурная программа.
6.5. Практикум: разработка логистического плана и бюджета делового ужина на 6 персон.

7. Бизнес-этикет и имидж профессионала — 10 ч

7.1. Корпоративный имидж секретаря: внешний вид, дресс-код, стиль общения.
7.2. Международный деловой этикет: особенности приветствия, представления, вручения визитных карточек.
7.3. Столовый этикет: сопровождение делового завтрака, обеда или ужина.
7.4. Этика взаимодействия с руководителем: границы, конфиденциальность, принцип «одного окна».
7.5. Практикум: анализ и разбор кейсов: ошибки в этикете при представлении руководителя делегации.

8. Управление временем и планирование руководителя — 10 ч

8.1. Тайм-менеджмент руководителя: методы приоритизации (матрица Эйзенхауэра, ABC-анализ).
8.2. Планирование рабочего дня: составление и синхронизация календарей, фильтрация встреч.
8.3. Делегирование и контроль: постановка задач, сроки, отчетность.
8.4. Использование цифровых планировщиков: Google Calendar, Outlook, корпоративные таск-менеджеры.
8.5. Практикум: разработка модели "идеального рабочего дня" руководителя с учетом всех приоритетов.

9. Протокол и организация деловых поездок — 11 ч

9.1. Тревел-менеджмент: планирование сложных маршрутов (авиа, ж/д, авто), стыковки.
9.2. Визово-проездная документация: оформление виз, страховок, взаимодействие с посольствами.
9.3. Бронирование и оплата: работа с системами бронирования (GDS, онлайн-сервисы), оформление авансовых отчетов.
9.4. Протокол деловой поездки: сопровождение, встреча/проводы, особенности логистики в других странах.
9.5. Практикум: составление полного пакета документов (маршрутный лист, бюджет) для двухдневной международной командировки.

10. Саморазвитие и стресс-менеджмент — 10 ч

10.1. Стратегия профессионального развития: оценка компетенций и разработка личного плана роста.
10.2. Стресс-менеджмент: выявление источников стресса, техники быстрого снятия напряжения.
10.3. Эмоциональный интеллект: управление собственными эмоциями и эмпатия.
10.4. Навыки коучинга в работе: помощь коллегам в поиске решений, мотивация.
10.5. Практикум: разработка индивидуального плана снижения стресса в пиковые периоды работы.