С 2025 года в школах и детских садах действуют новые правила инвентаризации. Это касается как государственных, так и частных образовательных организаций. Изменения направлены на повышение точности бухгалтерского учёта и прозрачности всех имущественных и финансовых операций. В этой статье разберёмся, как проводить инвентаризацию по новым требованиям и что стоит предусмотреть заранее.
Что такое инвентаризация и зачем она нужна
Инвентаризация — это процедура, при которой проверяется соответствие данных бухгалтерского учёта фактическому наличию имущества, денежных средств и обязательств. Она позволяет:
- выявить излишки или недостачи;
- подтвердить точность данных перед сдачей отчётности;
- предотвратить ошибки и злоупотребления;
- оценить состояние активов и обязанностей организации.
Важно понимать, что формальная инвентаризация — это путь к ошибкам в отчетности и, как следствие, к штрафам и претензиям от контролирующих органов. Поэтому нужно организовывать её тщательно и с соблюдением всех требований.
Какие изменения вступили в силу с 2025 года
Для бюджетных школ и детских садов
С 1 января 2025 года бюджетные учреждения обязаны применять пять новых форм инвентаризационных документов:
- форма 0510464 — опись на счетах учёта денежных средств;
- форма 0510465 — опись БСО и денежных документов;
- форма 0510466 — опись по объектам нефинансовых активов;
- форма 0510467 — ведомость наличных денежных средств;
- форма 0510468 — опись расчётов по поступлениям.
Эти формы утверждены приказом Минфина от 30.10.2023 № 174н и должны использоваться обязательно. Старые формы из приказа № 52н применять больше нельзя. Кроме того, разрешено досрочно внедрять ещё шесть новых форм и акт сверки, которые станут обязательными с 2026 года. Главное — зафиксировать это в учётной политике.
Для частных школ и детских садов
Частные образовательные учреждения с апреля 2025 года переходят на стандарт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Он даёт больше свободы:
- можно самостоятельно утверждать формы и порядок проведения;
- допускается устанавливать сроки и перечень объектов инвентаризации;
- разрешено проводить выборочную или инициативную инвентаризацию в любое время.
Но вместе с тем растёт и ответственность. Проверке подлежат все активы и обязательства, включая отложенные налоговые обязательства, нематериальные активы, дебиторскую задолженность и источники финансирования.
Когда нужно проводить обязательную инвентаризацию
Независимо от формы собственности, инвентаризация должна проводиться в следующих случаях:
- Перед годовой отчётностью — проверка активов и обязательств по состоянию на 31 декабря.
- Смена материально ответственного лица — в день передачи дел.
- Передача имущества в аренду или продажа — непосредственно перед операцией.
- Факты порчи, утраты или хищения — сразу после выявления.
- Стихийные бедствия и пожары — по завершении происшествия.
- Реорганизация или ликвидация учреждения — до составления финальных документов.
Также инвентаризация проводится по решению руководителя. Это так называемые инициативные инвентаризации, которые могут быть регулярными (например, ежемесячная проверка кассы) или внеплановыми (при подозрении на ошибку или злоупотребление).
Как организовать инвентаризацию: пошагово
- Обновите нормативную базу — внесите изменения в учётную политику, положение об инвентаризации и документооборот.
- Издайте приказ о проведении инвентаризации, назначьте комиссию.
- Проведите проверку — фактически пересчитайте имущество, документы, денежные средства и сверьте с бухгалтерским учётом.
- Составьте и оформите документы — используйте актуальные формы, исключив устаревшие.
- Отразите результаты в учёте — оформите излишки, недостачи, расхождения в обязательствах.
Если выявлены ошибки — обязательно зафиксируйте причины: организационные, кадровые или технические. Это поможет предотвратить повторы в будущем.
Как не попасть под штраф
Штраф за сам факт непроведения инвентаризации налоговая инспекция не накладывает. Но если из-за этого бухгалтерская отчётность окажется недостоверной, организация и ответственные лица могут быть привлечены к ответственности. Особенно важно это помнить в случае судебных споров, проверок учредителя или внешнего аудита.
Ошибки, допущенные при оформлении инвентаризации, — ещё одна распространённая причина недействительности результатов. Поэтому документы должны быть составлены строго по форме, подписаны всеми членами комиссии и оформлены в срок.
Вывод
Инвентаризация — это не просто обязанность, а важный инструмент управления. В 2025 году правила стали строже, но и понятнее. Следуйте требованиям законодательства, обновите внутренние регламенты, обучите сотрудников, и тогда проверка не станет проблемой, а станет источником ценной информации для руководства.
Если вы не уверены, соответствует ли ваша система документооборота новым требованиям, проведите внутренний аудит. Грамотно проведённая инвентаризация — это не формальность, а показатель зрелости управления и финансовой устойчивости учреждения.
Готов дополнительно подготовить шаблон приказа, график проведения инвентаризации или инструкцию для комиссии — по запросу.
