Россия, Омск, ул. Фрунзе 1, корпус 3

+7 (495) 105-96-04

Меню

 

 

 Обновите номенклатуру дел на 2022 год – она должна соответствовать новому законодательству. Разобраться в изменениях поможет рекомендация. В ней – фрагменты дел и заполненные образцы номенклатуры для детского сада и школы. Еще есть приказы, чтобы начать работу с номенклатурой дел, изменить ее и утвердить.

 Что изменить в номенклатуре дел на 2022 год

Убедитесь, что в номенклатуру добавили два дела и столько же исключили. Проверьте заголовки дел – один должны были поменять. Еще пять дел проверьте на необходимость – законодательство больше не требует их вести.

 

Журнал учета температуры на складе пищеблока

Если пищеблок образовательной организации работает на сырье и на полуфабрикатах, дополните, то дополните номенклатуру новым делом – журнал учета температуры и влажности в складских помещениях. Детские сады и школы обязаны вести его с января 2021 года (СанПиН 2.3/2.4.3590-20). Срок хранения установите, как и для других бланков строгой отчетности в сфере питания – один год.

 

В Институте новых технологий в образовании (ИНТехнО) действуют уникальные предложения:

 

Фрагмент номенклатуры дел – журнал учета температуры на складе пищеблока

 

111111111

 

Журнал учета инструктажа по действиям в ЧС

Еще одно новое дело – журнал учета инструктажа по действиям в ЧС. Образовательные организации обязаны вести его с текущего года (постановление Правительства от 18.09.2020 № 1485). Срок хранения, как у других журналов инструктажей в сфере безопасности – три года.

Фрагмент номенклатуры дел – журнал учета инструктажей по ЧС

 

 

2222222222

 

Журнал учета проверок

Исключите дело из номенклатуры на 2022 год. Журнал включали в нее на основании статьи 149 ТП-2019 и хранили 10 лет. С июля текущего года законодательство о проверках изменилось – теперь формировать и хранить журнал не нужно (Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ). Вся информация о надзорных мероприятиях будет отражаться в государственных информационных системах.

Заключение о соответствии противопожарным требованиям

Исключите из номенклатуры дело, состоящее из заключения. Не оформляйте его переходящим на предстоящий год. С 1 января 2021 года необходимости в заключении нет (постановление Правительства от 18.09.2020 № 1490). Ранее оно требовалось на каждое здание, которое используете для реализации образовательной деятельности. Дело включали в номенклатуру на основании статьи 141 ТП-2019 и хранили 10 лет.

Журнал о результатах здоровья работников пищеблока

Переименуйте в номенклатуре заголовок дела. Теперь вместо «Журнал здоровья» надо писать «Гигиенический журнал (сотрудники)» (СанПиН 2.3/2.4.3590-20). Срок хранения не меняйте.

Фрагмент номенклатуры дел – гигиенический журнал

 

3333333333

 

Лицензии

Не указывайте в номенклатуре, если в 2021 году получали или переоформляли лицензию: образовательную, медицинскую, на перевозку детей автобусом. Бумажную форму лицензии отменили с текущего года. Вместо нее теперь делают запись в реестре (Федеральный закон от 27.12.2019 № 478-ФЗ). Если изменений не было, оставьте запись в номенклатуре, а в примечании укажите, что дело переходящее и уточните, с какого года.

Фрагмент номенклатуры дел – запись о лицензии

 

444444444

 

Институт новых технологий в образовании (ИНТехнО) предлагает обучение в любое удобное время. Получите диплом за 2 месяца. Обучение полностью дистанционное. Успейте подать заявку по акционной стоимости!

  Профессиональная переподготовка:

 

Повышение квалификации:

 

 Смотрите полный список программ проф.переподготовки и повышения квалификации ✅здесь

 

 

Документы о бракераже пищевых продуктов

Исключите из номенклатуры дела о бракераже пищевых продуктов – положение о работе бракеражной комиссии, журналы, акты и прочие. Новый СанПиН питания не требует составлять и вести эти документы (СанПиН 2.3/2.4.3590-20). Однако дела должны остаться в номенклатуре, если вести их обязывает региональный орган власти или группа ХАССП образовательной организации.

Фрагмент номенклатуры дел – документы о бракераже

555555555

Журнал витаминизации

Исключите из номенклатуры дело с журналом витаминизации, если больше не ведете ее учет – СанПиН питания этого не требует (СанПиН 2.3/2.4.3590-20). Оставьте дело, если обязанность установлена нормативным актом главы региона или муниципального образования. Также журнал могут вести по решению руководителя образовательной организации.

Фрагмент номенклатуры дел – журнал витаминизации

666666666

Когда составлять и уточнять номенклатуру дел

Составляйте номенклатуру дел в последнем квартале текущего года. Готовую номенклатуру ежегодно уточняйте в ноябре–декабре. Конкретные сроки и ответственных лиц определите в приказе (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Назначьте ответственными тех, кто знает документооборот, например делопроизводителя или секретаря (профстандарт, утв. приказом Минтруда от 15.06.2020 № 333н). Если в образовательной организации есть структурные подразделения, дополнительно привлеките их руководителей. Поручите сформировать отдельную номенклатуру дел для своего подразделения, которую ответственный работник обязан включить в сводную номенклатуру дел.

Приказ о подготовке номенклатуры дел

Шаблон 

Приказ о подготовке номенклатуры дел

Образец

Какие дела включить в номенклатуру

Список дел, из которых будет состоять номенклатура, определите самостоятельно. Для этого распределите все документы, которые образуются в процессе работы образовательной организации, по видам, направлениям деятельности и тематике (п. 1.1.1.2 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Руководствуйтесь перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Например, согласия на обработку персональных данных, если их не включили в личные дела работников, – это одно дело, а документы об обработке персданных – другое.

Сгруппируйте все дела в тематические разделы. Федеральных требований к их наименованиям нет. Однако есть три рекомендации. Первое – наименования разделов должны соответствовать названиям структурных подразделений. Например, «Бухгалтерия», «Библиотека», «Медицинское отделение». Если структурного деления нет–отражать направления деятельности. Так, дела с уставными и организационными документами можно объединить в раздел «Руководство (канцелярия)», об обучении детей – в раздел «Образовательная деятельность». Третье – использовать перечень Росархива из приказа от 20.12.2019 № 236. Наименования отдельных его разделов могут совпадать с названиями разделов номенклатуры дел. Например, «Кадровое обеспечение», «Охрана труда». Внутри разделов систематизируйте заголовки по значимости дел. В начале должны быть дела с длительными сроками хранения, ниже –с меньшими, в конце раздела –переписка и регистрационно-учетные документы. Следите, чтобы порядок расположения разделов соответствовал тому, в котором структурные подразделения указаны в штатном расписании.

Как определить сроки хранения дел для номенклатуры

Сроки хранения дел смотрите в типовых, ведомственных и иных перечнях (п. 4.17 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Два основных утверждены приказами Росархива от 20.12.2019 № 236 и Минпросвещения от 30.12.1980 № 176.

Также используйте типовые и примерные номенклатуры дел (подп. 1.1.1.5 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Примерную номенклатуру дел школы приводит Минобразования в письме от 20.12.2000 № 03-51/64.

Как оформить номенклатуру дел

Проконтролируйте, чтобы ответственный использовал утвержденную форму номенклатуры дел. Надо взять ее либо из приложения к инструкции по делопроизводству образовательной организации, либо из приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Унифицированную форму для детского сада и школы содержит приложения 25, а для структурных подразделений – приложения 26 этого приказа. Скачайте заполненные образцы номенклатуры дел для детского сада и школы на 2022 год.

Номенклатура дел детского сада

 Шаблон

 Номенклатура дел детского сада

Образец

 Номенклатура дел школы

Шаблон

 Номенклатура дел школы

Образец

Проверьте содержание номенклатуры. Ответственный должен заполнить четыре графы, а одну – оставить пустой. Для проверки используйте инструкцию по делопроизводству образовательной организации и примерную инструкцию Росархива, утвержденную приказом от 11.04.2018 № 44.


Графа 1 «Индекс дела»

Индекс должен состоять из двух частей: кода и порядкового номера. Убедитесь, что они соответствуют требованиям инструкции по делопроизводству образовательной организации (п. 6.18 Правил, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71). Код – это номер либо буквенное обозначение структурного подразделения по штатному расписанию. Порядковый номер – последовательный номер дела в номенклатуре. Например: «04-01», «11-01/3», «А-03». Если в течение текущего года в штатное расписание вносили новые структурные подразделения, исключали их или меняли местами, проверьте, чтобы коды этих подразделений совпадали с первой частью индексов номенклатуры дел.

Фрагмент номенклатуры дел – обозначение индекса дел

777777777

Графа 2 «Заголовок дела»

В номенклатуре указывают только те заголовки дел, которые будут вести в предстоящем году. Заголовок должен в обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела. Например, дело с приказами о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением и т. п. можно назвать «Приказы по личному составу (отпуска)». Проверьте, чтобы в графе не было неконкретных формулировок и сокращений. Например: «Разное», «Общ. переписка». Если в номенклатуру включают копии документов, об этом делают отметку в заголовке дела.

Фрагмент номенклатуры дел – заголовок дела

888888888

Графа 3 «Количество дел»

Перед утверждением номенклатуры третья графа должна быть пустой. Ее заполняют в течение года, если дело закрыли или сформировали новый том. Например: «Т.1 – 10.01.2022-30.06.2022». Также графу заполняют после того, как закончили работать с номенклатурой дел, – в конце текущего или начале следующего года.


Графа 4 «Срок хранения дела»

Срок хранения дел указывают арабскими цифрами. Рядом – номер статьи, которая устанавливает срок, и наименование перечня, из которого взяли статью. Подробнее о сроках хранения дел читайте в отдельном разделе.

Фрагмент номенклатуры дел – срок хранения дела

9999999

Графа 5 «Примечание»

Содержание пятой графы зависит от времени проверки. Если проверяете номенклатуру перед тем, как утвердить, графа должна содержать специальные сроки хранения дел и отметки о том, что дело перенесено с предыдущих годов. Например, «Переходящее с 2021 года». 

Фрагмент номенклатуры дел – примечание

10000000000

В течение года графу дополняют отметкой «Заведено», Ф. И. О. и должностью работника, который сформировал дело. При необходимости указывают, что дело ведется в электронном виде. В графу также надо вносить дополнительную информацию. Например, что дело передано в архив образовательной организации (п. 1.1.1.4 и 1.1.1.6 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).

Фрагмент номенклатуры дел – примечание

122222222

Как согласовать номенклатуру дел

 Поручите подписать номенклатуру дел делопроизводителю, а завизировать – руководителю архива (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Подпись и визу работники должны поставить на последнем листе номенклатуры. Там же надо поставить грифы о согласовании. Для этого направьте номенклатуру на рассмотрение экспертной комиссии образовательной организации. После согласования проекта представитель комиссии в графе согласования укажет дату и номер протокола заседания. Если детский сад и школа – источник комплектования государственного или муниципального архива, дополнительно направьте номенклатуру экспертно-проверочной комиссии областного архивного учреждения. Согласуйте с ней номенклатуру, когда меняются функции и структура образовательной организации, а если ничего не меняется – один раз в пять лет (п. 4.18 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Как утвердить номенклатуру дел

Утверждайте номенклатуру дел в конце текущего года и вводите в действие с 1 января следующего календарного года (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018). Например, в 2021 году утверждайте номенклатуру дел на 2022 год.

Утвердить можно одним из двух способов: грифом или приказом. Если выбрали первый способ, поставьте в верхнем правом углу номенклатуры гриф «УТВЕРЖДАЮ». Впишите в него наименование вашей должности. Ниже поставьте подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения. Второй способ используйте, если необходимо определить поручения для ответственных работников. После того как подпишете приказ, поставьте на номенклатуре гриф «УТВЕРЖДЕНО», а ниже укажите дату и номер приказа.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Шаблон 

Приказ об утверждении номенклатуры дел 

Образец

Как хранить номенклатуру дел

Храните подлинник номенклатуры в кабинете секретаря или делопроизводителя (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).

Поручите ответственному снять с подлинника копии. Количество копий определите самостоятельно, но не менее двух. Первую используйте в качестве рабочего документа. Вторую передайте в архив образовательной организации как учетный документ. Каждому из структурных подразделений выдайте выписку из номенклатуры, чтобы они формировали исполненные документы в отдельные дела (подп. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).

Когда изменить номенклатуру дел

Вносите изменения в номенклатуру дел в течение года, если:

  • законодатель принял нормативные акты, которые устанавливают новые заголовки и сроки хранения дел образовательной организации;
  • надо исключить дела, которые образовательная организация больше не ведет;
  • надо включить дела, которые ранее не планировали вести.

Изменения оформляйте по правилам, которые прописаны в инструкции по делопроизводству образовательной организации. Например, небольшие изменения вносите в рабочий экземпляр номенклатуры дел. Большой объем заменяйте приказом. Для этого в преамбуле укажите основание изменений – реквизиты нормативного или локального акта. В распорядительной части пропишите раздел номенклатуры и правки, которые в него вносите. Также при больших изменениях можно принять новую редакцию номенклатуры или оформить корректировочный лист. Делайте это в том же порядке, в котором принимали номенклатуру. Используйте образцы документов.

Приказ об изменении номенклатуры дел

Шаблон 

Приказ об изменении номенклатуры дел

 Образец

 Лист дополнений к номенклатуре дел

Шаблон

 Лист дополнений к номенклатуре дел

Образец

Как завершить работу с номенклатурой дел

Чтобы завершить работу с номенклатурой, надо заполнить в ней две графы. Затем сделать итоговую запись, оформить номенклатуру в дело и передать в архив.

Укажите количество дел

Третью графу номенклатуры заполняют в последний день текущего года или в начале следующего. В графе указывают фактическое количество дел, которые образовались за 12 месяцев. Если дело содержит больше одного тома, указывают номер каждого тома и крайние даты документов в нем. Например: «Т.1 – 10.01.2022–30.06.2022, Т.2. – 01.07.2022–30.12.2022». Дело делят на тома, если его объем превышает 250 листов. Электронные дела не делят (п. 6.26 Правил, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71). Электронное дело и дело на бумажном носителе в номенклатуре отражают как два тома с одним заголовком, индексом и сроком хранения. В графе ставят прочерк, если дел в течение года не заводили.

 

1333333333

 

Источник: 1obraz.ru

 Контакты для связи

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить