Чтобы обновить номенклатуру дел, поручите ответственному за документооборот школы включить в нее Положение о языке образования и Режим занятий. Затем обяжите оформить ее таблицей и утвердите. Выдайте ответственному работнику инструкцию о том, как группировать документы в номенклатуре.
Какие документы включить в номенклатуру
В номенклатуре дел нужно отразить все документы школы. Один из них – Положение о языке образования – новый, его необходимо добавить, если вы еще не сделали этого. А Режим занятий – локальный акт, о котором не только часто забывают, но и не вносят в номенклатуру.
Положение о языке образования
Поручите добавить в номенклатуру дел новый локальный акт о языке обучения и воспитания. Школы должны были разработать его, чтобы закрепить языки, которые родители могут выбрать для обучения и изучения в качестве родного их детьми. Такое право выбора прописали в статье о языке образования (п. 1 ч. 3 ст. 44 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ).
Положение о языке образования позволяет школам избежать конфликтов и недоразумений с родителями, которые могут потребовать обучать их ребенка на редких языках. Ведь если вы закрепили определенные языки для выбора, родители не могут требовать преподавать их детям языки не из списка. А обязана школа гарантировать обучение только на русском языке.
Для учителей-предметников в Школе (колледже) Анны Муратовой собрана уникальная теоретическая копилка в виде электронных уроков с 1 по 11 класс, разработанных в соответствии с требованиями ФГОС. Выберите нужный предмет за определенный класс. Это позволят быстро восстановить в памяти необходимую информацию. В дальнейшем электронными уроками можно разнообразить методику преподавания.
Режим занятий
Нередко о Режиме занятий забывают и не вносят в номенклатуру дел школы. А ведь этот локальный акт – обязателен, и надзорные органы признают нарушением, если у вас его не будет. Ни расписание занятий, ни календарный учебный график не могут заменить Режим занятий. Поэтому поручите ответственному за документооборот школы проверить, есть ли этот локальный акт в номенклатуре, если нет – исправить это.
Вопрос. Что не нужно включать в номенклатуру дел школы?
В номенклатуру дел школы не включайте печатные издания, сборники постановлений вышестоящих организаций, брошюры и справочники. Также не нужно отражать в ней информационные листы и бюллетени.
Как оформить номенклатуру дел
Поручите оформить номенклатуру дел в виде таблицы на бланке школы. В качестве основы школа может использовать примерную номенклатуру дел общеобразовательного учреждения, которую разработало Минобразования (письмо от 20.12.2000 № 03–51/64). Ее первый столбец называется «Индекс дела», второй – «Наименование дела», третий – «Количество томов». Два последних столбца предназначены, чтобы указать сроки хранения документов и прописать примечания, если это необходимо.
Внутри таблицы документы предлагают распределять по разделам: «Канцелярия», «Учебно-воспитательная работа», «Кадры». Также предусмотрены разделы «Бухгалтерия», «Хозяйственная часть» и «Медицинская часть».
Вопрос. Какие сроки хранения указать для электронных документов?
Для электронных документов в номенклатуре дел пишите те же сроки хранения, что и у документа на бумажном носителе. Добавьте к этому примечание: «В электронной форме, база данных».
Скачать образец итоговой записи
Как утвердить номенклатуру дел
Утверждайте номенклатуру дел на 2020 год в четыре этапа. Сначала работник, которого вы назначили ответственным за документооборот, должен подписать номенклатуру. Затем руководитель архива или работник, который ответственен за архив, ее визирует. Также проект номенклатуры должна согласовать экспертная комиссия школы. Затем, если школа комплектует муниципальный архив, то и экспертно-проверочная комиссия органа управления архивным делом вашего субъекта (ЭПК) или сам муниципальный архив, если у него есть полномочия на это (п. 4.18 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). На последнем этапе директор школы утверждает номенклатуру дел. Для этого вам достаточно поставить свою подпись в грифе утверждения.
Как пользоваться номенклатурой
Номенклатуру удобно использовать, чтобы систематизировать документооборот школы. Для этого поручите группировать документы в дела в соответствии с номенклатурой. Если в школе объем документооборота небольшой, то с этим справится секретарь или делопроизводитель. Если документов много, чтобы сформировать дела, понадобится работа канцелярии.
Когда ответственные работники будут группировать документы в дела, обяжите их проверять, чтобы они были подписаны и зарегистрированы. Выдайте ответственным работникам инструкцию о том, как группировать документы. Обратите их внимание на то, что неправильно помещать в личные дела копии приказов о взысканиях, заявления об отпусках и копии приказов о них.
Скачать инструкцию для ответственного за документооборот школы
НА ЗАМЕТКУ
Сколько экземпляров должно быть у номенклатуры дел
Поручите ответственному за документооборот школы сделать четыре экземпляра номенклатуры дел. Первый экземпляр храните у секретаря или в службе делопроизводства. Второй используйте в качестве рабочего. Третий передайте в архив школы как учетный документ. Четвертый экземпляр направьте на хранение в государственный (муниципальный) архив (ч. 1, 3 ст. 18 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Если в школе есть структурные подразделения, каждому из них выдайте выписку из номенклатуры, чтобы они формировали исполненные документы в отдельные дела.
Скачать готовый образец номенклатуры дел на 2020 год
Источник: справочник руководителя образовательного учреждения
